Eine E-Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine digital strukturierte Form der herkömmlichen Papierrechnung. Im Gegensatz zu einem einfachen PDF-Dokument, das lediglich ein digitales Abbild einer Papierrechnung darstellt, ist eine E-Rechnung maschinenlesbar. Dies bedeutet, dass die enthaltenen Daten (wie Rechnungsbetrag, Steuern und Artikelpositionen) in einem standardisierten Format vorliegen, das automatisch verarbeitet werden kann.
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Die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnung in Deutschland ist umfassend und unterliegt ständigen Anpassungen. Grundsätzlich gilt:
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in Deutschland schrittweise, um Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung zu geben. Ab 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt ab dem gleichen Jahr, jedoch mit Übergangsfristen. So können Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro bis Ende 2027 noch klassische Rechnungen ausstellen. Diese Staffelung soll kleineren Unternehmen mehr Zeit für die Anpassung ihrer IT-Systeme und Geschäftsprozesse geben. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese Übergangsfristen nur für die Ausstellungspflicht gelten. Die Empfangspflicht tritt für alle Unternehmen bereits ab 2025 in Kraft. Unternehmen sollten daher frühzeitig mit der Vorbereitung beginnen, um reibungslos in die neue Ära der elektronischen Rechnungen zu starten.
Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung der Wirtschaft. Sie bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und die gesamte Volkswirtschaft. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht eine effizientere Arbeitsweise und steigert die Wettbewerbsfähigkeit. Zusätzlich trägt die E-Rechnung zur Umweltentlastung bei.
Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und auszustellen. Für den öffentlichen Sektor ist dies bereits verpflichtend.
Die gängigen Formate sind ZUGFeRD und XRechnung. Beide Formate sind standardisiert und gewährleisten die maschinelle Lesbarkeit der Rechnungen.
E-Rechnungen erhöhen die Effizienz, senken Kosten, sind umweltfreundlich und minimieren Fehler. Zudem verbessern sie die Sicherheit durch digitale Signaturen und Verschlüsselung.
E-Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre) archiviert werden.
Die E-Rechnung wird zukünftig eine immer größere Rolle spielen. Unternehmen, die sich frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten, können von den zahlreichen Vorteilen profitieren. Dabei sollten sie folgende Aspekte beachten: